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Zeitmanagement am Arbeitsplatz - Welche Tipps helfen, Wichtiges vom Unwichtigen zu trennen

Berufliches Zeitmanagement bedeutet, den Arbeitsalltag effektiv zu organisieren und die „richtigen“ Aufgaben zur „richtigen“ Zeit zu erledigen.

Berufliches Zeitmanagement bedeutet, den Arbeitsalltag effektiv zu organisieren und die „richtigen“ Aufgaben zur „richtigen“ Zeit zu erledigen. Denn wer seine Zeit gut einteilt und Prioritäten setzt, hat eine bessere Übersicht und Kontrolle über die beruflichen Anforderungen und kann sich auf die zielführenden Arbeitsabläufe konzentrieren.


Mit diesen 8 Tipps fällt es Ihnen eventuell leichter, im Arbeitsalltag die Zügel in der Hand zu behalten:

1) Single-Tasking

Der Begriff "Multi-Tasking" ist nicht hilfreich, wenn es um Effizienz geht. Das menschliche Gehirn kann sich zu einem Zeitpunkt nur auf eine Sache konzentrieren und nicht auf zwei. Deshalb sollte man das auch gar nicht erst versuchen, sofern man mit seinen Aufgaben ans Ziel kommen will.

2) Aufgaben zu Ende bringen

Chaos auf dem Schreibtisch und im Kopf entsteht oft deshalb, weil wir mehrere Dinge angefangen und keins von ihnen beendet haben. Aufgaben, auch wenn es nur kleine sind, erst abzuschließen, bevor wir Neues beginnen, gibt ein gutes Gefühl und sorgt für Ordnung.

3) Nicht viele parallele Listen führen

Wir kennen die Methode alle: Eine To-do-Liste jagt die nächste, Dinge werden gestrichen, andere wandern von Liste zu Liste zu Liste. Problematisch ist das deshalb, weil die vielen, nie ganz abgearbeiteten Listen uns das Gefühl geben, das nichts voran geht.

4) Prioritäten: Unwichtiges wenn möglich ignorieren

Was schon auf fünf Listen stand, ist entweder nicht zu schaffen oder völlig unwichtig. Also streichen durch Delegieren oder Ignorieren. Natürlich kann kein Mensch ein Softwareprojekt im Kopf und ohne Hilfsmittel managen, aber bei vielen einfacheren Dingen im Büro sollte man sich auch auf die natürliche Filterfunktion des Gehirns verlassen. Vieles, was wir vergessen, vergessen wir zu Recht.

5) Aufwand und Ertrag abwägen

Soll ich jetzt wirklich noch eine halbe Stunde nach jenem Plugin suchen, das mir der Kollege empfohlen hat? Bringt mir das wirklich was? Oder weiß ich das gar nicht so genau? Solche Fragen kann man getrost aus dem Bauch entscheiden. Wichtig ist nur, sie grunsätzlich stellen und damit immer wieder zu checken, ob wir unsere Zeit mit den richtigen Dingen verbringen.

6) Wenige Ablenkungen zulassen

Unerwartete, ungeplante Ablenkungen sind bei der Arbeit am störendsten. Mal schnell die E-Mails checken und natürlich auch mal schnell dem Kollegen antworten, schon ist unsere Konzentration auf den Projektplan, an dem wir gerade arbeiten, beim Teufel.

7) Zeit zum eigenen Nachdenken einplanen

Wer Mittags das Büro auch mal alleine verlässt, um zu Essen oder was zu erledigen, darf das Mobiltelefon durchaus auf dem Schreibtisch lassen und stattdessen Block und Stift mitnehmen. Beim Mittagessen kann man dann nochmal über Anstehendes Nachdenken und sich Notizen machen.

8) Meetings mit ziellosem Gerede vermeiden

Effizient sind in der Regel Meetings mit genau einem Thema, das kriegt man sowohl im Hirn als auch in der Präsentation besser sortiert. Meetings im Stehen sind zwangsläufig kürzer, außerdem haben sie den Vorteil, dass dabei niemand unter dem Tisch mit seinem Smartphone oder dem iPad spielen kann.

 

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